Croms MailPressの活用例
WordPressサイトにメール配信機能を追加したい場合
企業の公式サイトを WordPress で運用している場合、サイトの更新だけでなく、顧客向けのお知らせや案内メールも同じ管理画面から扱えたら便利だと感じることはありませんか？
たとえば、以下のようなメール配信です。
- 年末年始休暇のお知らせ
- 夏季休暇やゴールデンウィーク期間中の営業案内
- サービスメンテナンスの事前告知
- 新サービスやキャンペーンの案内
- 契約者向けの重要なお知らせ
このような案内は、企業活動の中で定期的に発生します。
しかし、実際の運用では、普段使っているメールソフトから BCC で一斉送信しているケースも少なくありません。
メールソフトでのBCC送信は、意外と手間がかかる
顧客向けの一斉メールを送る際に、Thunderbird や Outlook などのメールソフトを使い、BCC に宛先を入れて送信している企業もあると思います。
少数の宛先であれば大きな問題にはなりにくいですが、顧客数が増えてくると、次のような作業負担が発生します。
- 顧客リストの Excel から送信対象を抽出する
- 抽出したメールアドレスを BCC に貼り付ける
- 宛先の入力漏れがないか確認する
- 送ってはいけない顧客が含まれていないか確認する
- 過去に送った内容や送信履歴を別管理する
特に注意が必要なのは、宛先の選定ミスです。
契約が終了した顧客に誤って案内メールを送ってしまったり、送信対象から外すべき宛先が含まれてしまったりすると、顧客対応上のトラブルにつながる可能性があります。
また、BCC 送信では配信履歴や宛先管理がメールソフト側に分散しやすく、後から「誰に、いつ、どの内容を送ったのか」を確認しづらい点も課題です。
有料メール配信サービスを契約するほどではないケースもある
一斉メール配信の課題を解決する方法として、専用のメール配信サービスを導入する方法があります。
ただし、メール配信サービスの多くは月額料金が発生します。
配信頻度が高い企業や、マーケティング用途で大量配信を行う企業であれば有料サービスの導入メリットは大きいですが、以下のようなケースでは、費用面で導入を迷うこともあります。
- 年に数回だけ顧客向け案内を送りたい
- 月に数回程度のお知らせ配信が中心
- まずは無料でメール配信機能を試したい
- 既存の WordPress サイトを活用したい
- 社内で簡単に運用できる仕組みが欲しい
このような場合に選択肢となるのが、WordPress にメール配信機能を追加する方法です。
Croms MailPressとは？
Croms MailPress は、WordPress の管理画面からメール作成、一斉配信、予約配信、配信履歴管理などを行える WordPress 向けの国産メール配信プラグインです。
自社の公式サイトが WordPress で構築されている場合、Croms MailPress を導入することで、WordPress の管理画面にメール配信機能を追加できます。
専用のメール配信システムを別途用意しなくても、普段利用している WordPress 上で顧客向けの案内メールを作成・配信できるようになります。
たとえば、次のような運用に向いています。
-
顧客向けの休業案内をまとめて送りたい
-
メンテナンスのお知らせを事前に配信したい
-
契約者向けに重要なお知らせを送りたい
-
Excel で管理している顧客リストを活用したい
-
メール配信の履歴を管理画面上で確認したい
Excelの顧客リストを活用できる
Croms MailPress では、宛先メールリストを直接入力して配信できます。
たとえば、Excel で管理している顧客リストからメールアドレスをコピーし、新規メール作成画面の宛先入力欄に貼り付けるだけで、配信先として登録できます。
これにより、メールソフトの BCC に 1 件ずつ宛先を登録するような手間を減らすことができます。
また、宛先数が多い場合は、CSV ファイルを読み込んで配信リストを作成することも可能です。
大量の顧客リストを管理している場合でも、Excel などで作成したデータを活用しながら、メール配信を行えます。
顧客ごとに本文を差し替えた配信も可能
CSV ファイルを利用する場合、メールアドレスだけでなく、任意の情報を一緒に読み込ませることができます。
たとえば、以下のような情報です。
- 顧客の会社名
- 契約 ID
- 提供サービス名
- 担当者名
- 契約内容に関する情報
これらの情報を本文内に差し込むことで、一斉配信でありながら、顧客ごとに内容を一部変更したメールを送信できます。
たとえば、以下のようなメール本文を作成できます。
〇〇株式会社 様
ご契約中の〇〇サービスについて、メンテナンスのご案内です。
このように、すべての顧客に同じ文章を送るだけでなく、顧客ごとの情報を反映した案内メールを作成できる点は、業務連絡や契約者向け通知でも便利です。
配信停止や送信対象外の管理にも対応
顧客向けのメール配信では、「誰に送るか」だけでなく、「誰に送らないか」も重要です。
Croms MailPress には購読管理機能があり、宛先ごとに配信状態を管理できます。
たとえば、契約終了した顧客や、今後メールを送信したくない宛先について、個別に配信制御を行うことができます。
これにより、送信対象外の顧客に誤ってメールを送ってしまうリスクを減らせます。
また、配信するメールにはオプトアウトリンクを付与することもできます。
オプトアウトリンクを用意することで、受信した顧客自身が次回以降の配信停止を選択できるようになります。
メール配信において、配信停止の仕組みを分かりやすく用意しておくことは、受信者にとっても安心につながります。
WordPressの権限管理を活用できる
企業で WordPress を運用している場合、すべての担当者に管理画面全体を操作させたくないケースがあります。
たとえば、総務部やサポート部門の担当者に顧客向けのメール配信だけを任せたい場合です。
Croms MailPress は、WordPress のユーザー権限に応じた操作制御にも対応しています。
そのため、メール配信を担当するユーザーに対して、必要な範囲で操作権限を設定しながら運用できます。
WordPress の管理画面を活用しつつ、担当者ごとに操作範囲を分けられる点は、社内運用においても扱いやすいポイントです。
Croms MailPressの主な機能
Croms MailPress には、顧客向けのメール配信に必要な機能がまとまっています。
- 一斉メール配信
- CSV 一括読み込み
- 予約配信
- 再送信
- 添付ファイル対応
- オプトアウトリンク付与
- オプトアウトページの自動作成
- 複数 FROM アドレスの選択
- 配信管理・購読管理
- 配信履歴管理
- 配信制御
- 権限管理
- SMTP リレー連携
- API 連携
メールソフトによる BCC 送信では管理しづらい部分を、WordPress の管理画面上でまとめて扱えるようになるのが特徴です。
既存メールアカウントから送信する場合の注意点
Croms MailPress では、既存で利用している会社のメールアドレスからメールを送信できます。
たとえば、info@example.jp のような会社の代表メールアドレスを送信元として設定し、顧客向けのお知らせを配信する運用が可能です。
ただし、既存のメールアカウントから送信する場合は、利用しているメールサーバーやレンタルサーバー側の送信制限に注意が必要です。
短時間に大量のメールを送信すると、メールサーバー側で送信制限にかかったり、送信エラーが発生したりする場合があります。
そのため、既存メールアカウントを使った配信では、短時間に大量のメールを送るのではなく、一定の間隔を空けながら送信する運用が基本になります。
件数が多くても、時間をかけて順番に配信する運用で問題なければ、既存メールアカウントを使った方法でも活用できます。
大量配信・高速配信には専用サービスとの連携も可能
一方で、以下のような場合は、専用のメール配信サービスとの連携が適しています。
- 大量の宛先に短時間で配信したい
- メールサーバーの送信制限を気にせず配信したい
- より安定したメール配信環境を利用したい
- 迷惑メール判定や送信エラーのリスクを減らしたい
- 配信基盤も含めて相談したい
Croms MailPress では、株式会社アイコールが提供する有料メール配信サービスと連携できます。
連携方法としては、SMTP リレー連携と API 連携の 2 種類があります。
通常の案内メールであれば SMTP リレー連携でも十分に利用できますが、より高速な大量配信を行いたい場合は API 連携が選択肢になります。
配信件数や配信スピード、運用目的に応じて、無料で始める方法と有料連携を使う方法を選べる点も Croms MailPress の特徴です。
導入後のサポートについて
有料メール配信サービスを契約した場合は、メール配信を担当する専任スタッフによるサポートも受けられます。
初期設定の方法だけでなく、以下のような運用面の相談にも対応できます。
-
SMTP リレーや API 連携の設定方法
-
顧客リストの管理方法
-
迷惑メール判定を避けるための配信方法
-
大量配信時の注意点
-
Croms MailPress の運用方法
メール配信は、単に「送信できる」だけでなく、「安定して届く」「誤送信を防ぐ」「配信停止を適切に管理する」といった運用面も重要です。
そのため、配信件数が多い場合や、顧客向けの重要なお知らせを扱う場合は、運用方法も含めて確認しながら進めることをおすすめします。
まとめ
顧客向けの一斉メール配信をメールソフトの BCC で行っている場合、宛先管理や送信履歴の確認、誤送信防止などに手間がかかります。
一方で、専用のメール配信サービスを契約するほどの配信頻度ではない場合、なかなか運用を変えづらいこともあります。
自社の公式サイトを WordPress で運用している場合は、Croms MailPress を導入することで、WordPress の管理画面にメール配信機能を追加できます。
Excel や CSV の顧客リストを活用しながら、一斉配信、予約配信、配信履歴管理、購読管理、オプトアウト対応まで行えるため、顧客向けの案内メールをより管理しやすくなります。
まずは既存のメールアカウントを使って小規模な案内メールから始め、配信件数や配信スピードが必要になった段階で、SMTP リレー連携や API 連携を検討する方法もあります。
WordPress サイトを活用して、顧客向けのメール配信を効率化したい場合は、Croms MailPress の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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